Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Am 25.05.2018 tritt die neu Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Das hat auch für Vereine Konsequenzen. Der NTB will diese Verordnung einhalten und weiterhin mit den Mitgliederdaten sorgsam umgehen.

Welche Daten führt der NTB?

Der NTB führt die mit der Beitrittserklärung erhobenen Daten. Auf Ihre Anforderung hin, stellen wir Ihnen gerne eine Liste Ihre beim NTB verfügbaren Daten zusammen.

Wer arbeitet mit Ihren Daten? 

Mit allen erfassten Mitgliederdaten arbeiten unsere Bürokraft, die das Verwaltungsprogramm ELVIS bedient, und unser Geschäftsführer. Zugriff hat auch die 1. Vorsitzende. Mit dem Namen, den Kontaktdaten und dem Geburtsdatum arbeiten auch die Abteilungsleiter, Sportwarte und Übungsleiter. Dies gilt im Besonderen dann, wenn Sie in einer Wettkampfmannschaft sind. In diesem Fall müssen Ihre Daten auch an die Verbände der jeweiligen Sportart weiter gegeben werden. Ihre Bankdaten werden für den Einzug der Beiträge etc. genutzt und zu diesem Zweck der Volksbank Mönchengladbach übermittelt.

Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Zunächst einmal befinden sich Ihre Daten auf der Beitrittserklärung. Diese ist abgeheftet in einem Ordner und in der Geschäftsstelle in einem Stahlschrank eingeschlossen. Einen Schlüssel dazu haben nur unsere Bürokraft und die 1. Vorsitzende. Aus den Beitrittserklärungen werden Ihre Daten in die Vereinsverwaltung ELVIS übertragen. ELVIS läuft auf dem Laptop der Bürokraft und wird zusätzlich auf einer externen Festplatte sowie auf einem NAS-Speicher gesichert. Der Laptop und die externe Festplatte ist im Besitz der Bürokraft. Der NAS-Speicher steht in der Geschäftsstelle und ist genau wie Laptop und externe Festplatte Passwort-geschützt. Die Passworte sind der Bürokraft und der 1. Vorsitzenden bekannt.

Was macht die Öffentlichkeitsarbeit mit Ihren Daten?

Unsere Öffentlichkeitsarbeit bedient sich der Info-Aktuell, der Internetseite des NTB sowie der Presse (Extra Tipp, Willicher Nachrichten, Rheinische Post, Westdeutsche Zeitung und Willicherleben). Bilder und Daten werden nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung veröffentlich. Das entsprechende Formular war ja auch bisher schon von der Interseite runter ladbar. Bei Kindern und Jugendlichen ist die Genehmigung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Für diese Mitglieder gilt außerdem, dass nur der Vorname aber nicht der Nachname veröffentlicht wird.

Wann werden Daten gelöscht?

Ihre Daten werden innerhalb von vier Wochen nach Austritt gelöscht soweit sie nicht für statistische Zwecke notwendig sind. Dies sind z.B. Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Funktion. Sobald alle finanziellen Transaktionen abgeschlossen sind, werden ihre Bankdaten gelöscht. Wenn ein Bearbeiter z.B. Übungsleiter seine Funktion aufgibt, hat er innerhalb von vier Wochen alle Daten zu löschen. 

Detaillierte Informationen

Die für Sie notwendigen Informationen haben wir in einigen Dateien zusammen gestellt, die Sie herunterladen können. Sollten Sie dazu Fragen haben, können Sie sich während der Geschäftszeiten an den geschäftsführenden Vorstand wenden.

Auskunftspflicht
In dieser Datei finden Sie die Pflichten des Vereins zur Auskunft über Ihre Daten.
NTB_Auskunftspflicht_Artikel_15_DSGVO.pd[...]
PDF-Dokument [71.3 KB]
Informationspflicht
In dieser Datei finden Sie die Pflichten des Vereins zur Information.
NTB_Informationspflichten_Art_13_14_DSGV[...]
PDF-Dokument [75.5 KB]
Verarbeitungstätigkeiten
In dieser Datei finden Sie die vom NTB durchgeführten Vereinstätigkeiten.
NTB_Verzeichnis_der_Verarbeitungstaetigk[...]
PDF-Dokument [51.5 KB]
Einwilligung
Hier finden Sie das Formular mit dem Sie in die Datenverarbeitung einwilligen.
NTB__Einwilligung_Artikel_7_DSGVO.pdf
PDF-Dokument [70.8 KB]
Vertraulichkeit
Hier finden Sie das Formular, das alle mit der Verarbeitung von Daten betrauten Personen unterzeichnen müssen
NTB_Verpflichtungserklaerung_Vertraulich[...]
PDF-Dokument [60.3 KB]

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